Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes

MelodyLetters (« nous ») exploite le site melodyletters.com et fait partie d'Eddmedia Limited, une société enregistrée au Royaume-Uni. Nous sommes le responsable du traitement des données personnelles collectées par ce site et les traitons conformément au UK GDPR, à la Data Protection Act 2018 et, le cas échéant, au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD).

Adressez vos questions concernant les données à hello@melodyletters.com.

2. Quelles informations nous collectons

2.1 Informations que vous nous fournissez

• Données de compte : l'adresse e-mail utilisée pour créer votre compte et vous connecter avec un code à usage unique.
• Détails de la commande : le prénom de la personne chère et votre relation, l'occasion, les histoires et souvenirs personnels, le style musical préféré et d'autres détails fournis pour personnaliser la chanson.
• Photos : si vous achetez un produit vidéo, les photos soumises pour être incluses dans le film.
• Données de contact : votre numéro WhatsApp, si vous le fournissez pour recevoir des mises à jour sur votre commande.
• Correspondance : les messages envoyés par e-mail, chat ou formulaire de contact.

Nous ne collectons ni ne stockons les données de carte. Les paiements sont traités par un prestataire externe conforme à la norme PCI-DSS, qui gère directement et de manière sécurisée toutes les données de paiement.

2.2 Informations collectées automatiquement

• Données d'utilisation : les pages visitées, les étapes du formulaire de commande et les interactions avec le site. Avec votre consentement aux cookies analytiques, cela peut inclure l'enregistrement de votre session de navigation, où les données saisies sont automatiquement masquées.
• Données techniques : votre adresse IP, le type et la version de votre navigateur, le type d'appareil, le système d'exploitation et les pages de référence.
• Identifiants marketing : uniquement avec votre consentement aux cookies — les identifiants de clic publicitaire utilisés pour mesurer l'efficacité des campagnes.
• Cookies : voir la section 6 et la page Cookies.

3. Comment nous utilisons vos informations

Nous utilisons les informations collectées aux fins suivantes :

• Réalisation de la commande — création d'une chanson ou d'un film personnalisé, partage de la page cadeau et envoi des informations de statut de commande.
• Gestion du compte — connexion et gestion du compte.
• Service client — réponse aux questions et résolution des problèmes de commande.
• Messages transactionnels — confirmations de commande, notifications de livraison et rappels, y compris les messages concernant les commandes incomplètes. Ils sont basés sur notre intérêt légitime à exécuter la commande ; vous pouvez vous désabonner d'un seul clic à partir de chaque message.
• Messages WhatsApp — uniquement après consentement explicite ; vous pouvez vous désabonner à tout moment en répondant STOP.
• Analyse et amélioration du service — comprendre comment le site est utilisé, l'améliorer et résoudre rapidement les problèmes.
• Mesure des publicités — mesure de l'efficacité des campagnes. Les cookies publicitaires ne sont utilisés qu'avec consentement. Nous transmettons séparément aux partenaires publicitaires les informations sur les commandes complétées sous forme de hachages cryptographiques, sur la base de notre intérêt légitime ; vous pouvez vous opposer en écrivant à hello@melodyletters.com.
• Obligations légales — tenue de la documentation requise par la loi, y compris les dossiers financiers et fiscaux.

4. Bases légales du traitement

Conformément au UK GDPR et au RGPD, nous utilisons les bases suivantes :

• Exécution du contrat — traitement nécessaire à l'exécution de la commande et à la prestation du service.
• Intérêt légitime — analyse pour améliorer le service, messages de commande avec possibilité de désabonnement, mesure de l'efficacité des publicités basée sur les commandes complétées, prévention de la fraude et sécurité de la plateforme.
• Consentement — offres via WhatsApp ainsi que cookies publicitaires et analytiques non essentiels. Vous pouvez le retirer à tout moment.
• Obligation légale — conservation de la documentation financière et fiscale requise.

5. À qui nous transmettons les informations

Nous ne vendons pas les données personnelles. Nous les transmettons uniquement à des prestataires de confiance qui nous aident à exploiter le service, sur la base de contrats stricts de traitement des données. Ils incluent les catégories suivantes :

• Traitement des paiements : traitement sécurisé des paiements ; nous n'avons pas accès aux données de carte.
• Envoi d'e-mails et de messages WhatsApp : envoi de communications en notre nom.
• Hébergement et bases de données : stockage sécurisé des données de compte et de commande.
• Services d'intelligence artificielle : création de texte de chanson personnalisé ; ils reçoivent l'historique, les noms et les détails de la commande uniquement à cette fin.
• Production audio et vidéo : génération de la chanson à partir du texte et, le cas échéant, du film à partir des photos téléchargées.
• Chat du service client : aide rapide ; reçoit l'e-mail, le nom et la commande associée à la conversation.
• Services analytiques : compréhension de la façon dont le site est utilisé, avec pseudonymisation des données où possible.
• Partenaires publicitaires : avec consentement aux cookies — données sur les événements du site ; séparément, informations sur les commandes complétées sous forme de hachage pour la mesure des campagnes (section 3). Nous ne transmettons pas plus de données que nécessaire à cette fin.

Nous pouvons également divulguer des informations lorsque la loi l'exige ou pour protéger les droits, les biens ou la sécurité de MelodyLetters, de nos utilisateurs ou d'autres personnes.

6. Cookies

Nous utilisons des cookies et des technologies similaires dans les catégories suivantes :

• Strictement nécessaires — nécessaires au fonctionnement du site : connexion, accès à la commande et mémorisation de votre décision concernant les cookies. Ils ne nécessitent pas de consentement.
• Analytiques — aident à comprendre l'utilisation du site et à localiser les problèmes. Ils ne sont activés qu'avec consentement.
• Publicitaires — mesurent l'efficacité des publicités. Ils ne sont activés qu'avec consentement.

À votre première visite, nous vous demandons votre consentement dans une fenêtre appropriée. Vous pouvez le modifier sur la page Cookies, où chaque catégorie est également décrite. Les cookies peuvent également être gérés dans votre navigateur, ce qui peut affecter le fonctionnement du site.

7. Transfert international de données

Certains prestataires opèrent en dehors du Royaume-Uni et de l'Espace économique européen. Pour les transferts internationaux de données, nous assurons des garanties appropriées, telles que les clauses contractuelles types approuvées par l'ICO ou la Commission européenne, pour garantir un niveau de protection équivalent.

8. Durée de conservation des données

• Données de compte et de commande — pendant la durée d'activité du compte et jusqu'à 6 ans après, conformément aux obligations fiscales et comptables britanniques.
• Versions d'essai non achetées — supprimées automatiquement environ 28 jours après la génération.
• Photos — supprimées 60 jours après la livraison du film ; le film livré reste bien sûr le vôtre.
• Historique des communications — conservé pendant 2 ans à des fins de service client et d'obligations légales.
• Données analytiques — conservées sous forme pseudonymisée ou agrégée pendant 2 ans.
• Préférences marketing — conservées tant que vous êtes client ou jusqu'au retrait du consentement.

9. Vos droits

En vertu du UK GDPR et du RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès — vous pouvez demander une copie des données personnelles que nous détenons.
• Droit de rectification — vous pouvez demander la correction de données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'oubli — vous pouvez demander la suppression des données dans certaines situations, par exemple lorsqu'elles ne sont plus nécessaires à la fin initiale.
• Droit à la limitation — vous pouvez demander la limitation du traitement dans certaines situations.
• Droit à la portabilité — vous pouvez recevoir les données transmises dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
• Droit d'opposition — vous pouvez vous opposer au traitement basé sur l'intérêt légitime, y compris le marketing direct.
• Droit de retirer le consentement — si le traitement est basé sur le consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans affecter la légalité du traitement antérieur.

Pour exercer vos droits, écrivez à hello@melodyletters.com. Nous répondrons dans un mois. Avant de traiter votre demande, nous pouvons vous demander de confirmer votre identité.

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de contrôle : au Royaume-Uni auprès de l'Information Commissioner's Office ( ico.org.uk ) ; en Roumanie auprès de l'ANSPDCP ( dataprotection.ro ) ; dans d'autres États membres de l'UE auprès de l'autorité de votre pays de résidence.

10. Sécurité des données

Nous prenons la sécurité des données au sérieux. Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles appropriées contre l'accès non autorisé, la perte, la destruction ou la modification des données — y compris le chiffrement HTTPS, le contrôle d'accès et l'hébergement sécurisé. Les données de paiement ne sont traitées que par l'opérateur et ne sont pas stockées sur nos serveurs.

Malgré des mesures de précaution raisonnables, aucune méthode de transmission ou de stockage de données ne garantit une sécurité à 100 %. Si vous avez des préoccupations, contactez-nous immédiatement.

11. Mineurs

Le service n'est pas destiné aux enfants de moins de 16 ans et nous ne collectons pas sciemment leurs données. Si vous soupçonnez qu'un enfant de moins de 16 ans nous a transmis des données, contactez-nous — nous les supprimerons immédiatement.

12. Modifications de la politique

Nous pouvons mettre à jour périodiquement cette politique en raison de changements dans nos pratiques, nos technologies ou la loi. Nous vous notifierons par e-mail ou par un message sur le site de tout changement important. La date en haut indique la dernière mise à jour.

13. Contact

Pour toute question, préoccupation et demande concernant cette politique ou le traitement des données :

E-mail : hello@melodyletters.com
Site : melodyletters.com

Nous répondons aux demandes concernant la confidentialité dans un délai de 5 jours ouvrables.