Privacybeleid

1. Wie we zijn

MelodyLetters („wij") exploiteert de website melodyletters.com is onderdeel van Eddmedia Limited, een in het Verenigd Koninkrijk geregistreerde bedrijf. We zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor persoonlijke gegevens die via deze site worden verzameld en verwerken deze in overeenstemming met UK GDPR, Data Protection Act 2018 en, waar van toepassing, Verordening (EU) 2016/679 (GDPR).

Vragen over gegevens kun je sturen naar hello@melodyletters.com.

2. Welke informatie we verzamelen

2.1 Informatie die je ons verstrekt

• Accountgegevens: het e-mailadres dat je gebruikt om je account aan te maken en in te loggen met een eenmalige code.
• Bestelgegevens: voornaam van de geliefde en jullie relatie, gelegenheid, persoonlijke verhalen en herinneringen, voorkeurmuziekstijl en andere details voor personalisatie van het lied.
• Foto's: als je een videoproduct koopt, foto's die je voor opname in de film indient.
• Contactgegevens: WhatsApp-nummer, als je dit opgeeft om bestelinformatie te ontvangen.
• Correspondentie: berichten die je per e-mail, chat of contactformulier indient.

We verzamelen of bewaren geen kaartgegevens. Betalingen worden verwerkt door een externe operator die voldoet aan de PCI-DSS-standaard en die alle betalingsgegevens rechtstreeks en veilig verwerkt.

2.2 Automatisch verzamelde informatie

• Gebruiksgegevens: bezochte pagina's, stappen in het bestelformulier en interacties met de site. Met toestemming voor analytische cookies kan dit opnamen van browsersessies bevatten, waarbij ingevoerde gegevens automatisch worden gemaskeerd.
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype en -versie, apparaattype, besturingssysteem en verwijzingspagina's.
• Marketingidentificatoren: alleen met toestemming voor cookies — klik-id's voor advertenties voor het meten van campagneprestaties.
• Cookies: zie sectie 6 en pagina Cookies.

3. Hoe we informatie gebruiken

We gebruiken verzamelde informatie voor de volgende doeleinden:

• Bestelling uitvoeren — het maken van een gepersonaliseerd lied of film, het delen van de geschenkpagina en het verzenden van orderstatusinformatie.
• Accountbeheer — inloggen en uw account beheren.
• Klantenservice — beantwoorden van vragen en oplossen van orderproblemen.
• Transactionele berichten — orderbevestigingen, bezorgmeldingen en herinneringen, inclusief berichten over onvoltooide orders. Deze zijn gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang bij orderafhandeling; u kunt zich met één klik uit elk bericht afmelden.
• WhatsApp-berichten — alleen met uitdrukkelijke toestemming; u kunt zich op elk moment afmelden door STOP te antwoorden.
• Analyse en serviceverbetering — begrijpen hoe u de site gebruikt, deze verbeteren en problemen snel oplossen.
• Advertentiemeting — meten van de effectiviteit van campagnes. Advertentiecookies worden alleen met toestemming gebruikt. We geven advertentiepartners apart informatie over voltooide orders in de vorm van cryptografische hashes, op basis van gerechtvaardigd belang; u kunt bezwaar maken door naar hello@melodyletters.com te schrijven.
• Wettelijke verplichtingen — bijhouden van wettelijk vereiste documentatie, inclusief financiële en belastinggegevens.

4. Juridische grondslag voor verwerking

Onder UK GDPR en GDPR gebruiken we de volgende grondslagen:

• Uitvoering van contract — verwerking die nodig is voor orderafhandeling en serviceverlening.
• Gerechtvaardigd belang — analyse voor serviceverbetering, orderberichten met afmeldingsoptie, meting van advertentie-effectiviteit op basis van voltooide orders, fraudepreventie en platformbeveiliging.
• Toestemming — aanbiedingen via WhatsApp en niet-essentiële advertentie- en analytische cookies. U kunt deze op elk moment intrekken.
• Wettelijke verplichting — bewaring van vereiste financiële en belastingdocumentatie.

5. Met wie we informatie delen

We verkopen geen persoonlijke gegevens. We delen deze alleen met vertrouwde leveranciers die ons helpen de service uit te voeren, op basis van strikte verwerkingsovereenkomsten. Deze omvatten de volgende categorieën:

• Betalingsverwerking: veilige betalingsverwerking; we hebben geen toegang tot kaartgegevens.
• E-mail- en WhatsApp-verzending: communicatie in ons naam verzenden.
• Hosting en databases: veilige opslag van account- en ordergegevens.
• AI-services: het maken van gepersonaliseerde liedteksten; ze ontvangen alleen geschiedenis, namen en orderdetails voor dit doel.
• Audio- en videoproductie: het genereren van het lied op basis van tekst en, indien van toepassing, een film uit geüploade foto's.
• Klantenservice-chat: snelle hulp; ontvangt e-mail, naam en order gekoppeld aan het gesprek.
• Analyseservices: begrijpen hoe de site wordt gebruikt, met gegevensanonimisering waar mogelijk.
• Advertentiepartners: met toestemming voor cookies — gegevens over sitegebeurtenissen; apart informatie over voltooide orders in hashvorm voor campagnemetingen (sectie 3). We geven niet meer gegevens door dan nodig is voor dit doel.

We kunnen ook informatie openbaar maken wanneer dit wettelijk vereist is of ter bescherming van rechten, eigendom of veiligheid van MelodyLetters, onze gebruikers of anderen.

6. Cookies

We gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën in de volgende categorieën:

• Strikt noodzakelijk — nodig voor sitebediening: inloggen, ordertogang en onthouden van cookiebesluiten. Vereisen geen toestemming.
• Analytisch — helpen begrijpen hoe de site wordt gebruikt en problemen op te sporen. Worden alleen met toestemming geactiveerd.
• Advertentie — meten van advertentie-effectiviteit. Worden alleen met toestemming geactiveerd.

Bij uw eerste bezoek vragen we om toestemming in het desbetreffende venster. U kunt dit wijzigen op de pagina Cookies, waar ook elke categorie wordt beschreven. Cookies kunnen ook in uw browser worden beheerd, wat de sitebediening kan beïnvloeden.

7. Internationale gegevensoverdracht

Sommige leveranciers werken buiten het Verenigd Koninkrijk en de Europese Economische Ruimte. Bij internationale gegevensoverdracht bieden we passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen goedgekeurd door de ICO of de Europese Commissie, om een gelijkwaardig beschermingsniveau te garanderen.

8. Hoe lang we gegevens bewaren

• Account- en ordergegevens — gedurende de accountactiviteit en tot 6 jaar daarna, in overeenstemming met Britse belasting- en boekhoudverplichtingen.
• Niet-gekochte proefversies — automatisch verwijderd ongeveer 28 dagen na generering.
• Foto's — verwijderd 60 dagen na filmlevering; de geleverde film blijft natuurlijk van u.
• Communicatiegeschiedenis — bewaard tot 2 jaar voor service- en wettelijke doeleinden.
• Analysegegevens — bewaard in geanonimiseerde of geaggregeerde vorm tot 2 jaar.
• Marketingvoorkeuren — bewaard zolang u klant bent of tot intrekking van toestemming.

9. Uw rechten

Onder UK GDPR en GDPR hebt u de volgende rechten:

• Recht van toegang — u kunt een kopie van uw persoonlijke gegevens aanvragen.
• Recht op rectificatie — u kunt correctie van onjuiste of onvolledige gegevens eisen.
• Recht op verwijdering — u kunt verwijdering van gegevens in bepaalde situaties eisen, bijvoorbeeld wanneer deze niet langer nodig zijn voor het oorspronkelijke doel.
• Recht op beperking — u kunt beperking van verwerking in bepaalde situaties eisen.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid — u kunt uw gegevens in een gestructureerd, algemeen gebruikt, machineleesbaar formaat ontvangen.
• Recht van bezwaar — u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, inclusief direct marketing.
• Recht op intrekking van toestemming — als toestemming de grondslag voor verwerking is, kunt u deze op elk moment intrekken, zonder gevolgen voor de rechtmatigheid van eerdere verwerking.

Om uw rechten uit te oefenen, schrijft u naar hello@melodyletters.com. We antwoorden binnen een maand. Voordat we uw verzoek uitvoeren, kunnen we om identiteitsbevestiging vragen.

U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit: in het Verenigd Koninkrijk bij de Information Commissioner's Office ( ico.org.uk ); in Roemenië bij ANSPDCP ( dataprotection.ro ); in andere EU-landen bij de autoriteit in uw land van verblijf.

10. Gegevensbeveiliging

We nemen gegevensbeveiliging serieus. We passen passende technische en organisatorische maatregelen toe tegen ongeautoriseerde toegang, verlies, vernietiging of wijziging van gegevens — inclusief HTTPS-transmissieversleuteling, toegangscontrole en veilige hosting. Betalingsgegevens worden alleen door de operator verwerkt en bereiken onze servers niet.

Ondanks redelijke voorzorgsmaatregelen garandeert geen transmissie- of opslagmethode 100% beveiliging. Neem onmiddellijk contact met ons op als u bezorgd bent.

11. Minderjarigen

De service is niet bedoeld voor kinderen onder de 16 jaar en we verzamelen bewust hun gegevens niet. Als u vermoedt dat een kind onder de 16 jaar ons gegevens heeft verstrekt, neem dan contact met ons op — we verwijderen deze onmiddellijk.

12. Beleidswijzigingen

We kunnen het beleid periodiek bijwerken vanwege wijzigingen in onze praktijken, technologie of wetgeving. We stellen u via e-mail of een sitebericht op de hoogte van belangrijke wijzigingen. De datum bovenaan geeft de laatste update aan.

13. Contact

Voor vragen, twijfels en verzoeken met betrekking tot dit beleid of gegevensverwerking:

E-mail: hello@melodyletters.com
Website: melodyletters.com

We beantwoorden privacyvragen binnen 5 werkdagen.